IVO om långa handläggningstider – tillståndsprövning

Socialtjänstverksamheter som upphandlas på entreprenad måste ansöka om, och få, tillstånd från Inspektionen för vård och omsorg (IVO) för att få driva sin verksamhet. Detta gäller från och med den 15 april 2017. Ett orosmoment för många av Vårdföretagarnas medlemsföretag är IVO:s långa handläggningstider, kommer beslutet om tillstånd i tid till verksamhetsstarten? Vi tog kontakt med Marja-Liisa Steen, enhetschef på avdelningen för tillståndsprövning hos IVO, för att diskutera handläggningstiderna och de olika bedömningar IVO gör i tillståndsprocessen.

För många av våra medlemsföretag brådskar beslutet om tillstånd. I kontrakten med kommunen finns det ett datum för när övertagandet av verksamheten ska ske. Vad gör IVO för att korta handläggningstiderna?

— Under 2016 och nu senast under sommaren 2017 har vi arbetat med att dels stärka upp organisationen och har i princip dubblerat antal medarbetare på avdelningen för tillståndsprövning. Dels har vi sett över våra processer och till exempel implementerat helt nya ansökningsblanketter. Arbetet har nu börjar ge resultat i form av ökat antal fattade beslut per månad.

— De långa handläggningstiderna är ett resultat av det stora antalet ansökningar som vi fick i samband med flyktingkrisen under hösten 2015 och våren 2016, då handlade det främst om HVB-verksamheter för ensamkommande barn och många nya aktörer, vilket ledde till komplexitet i handläggningen. Men vi har även haft, och har, ett ökat inflöde av ärenden för övriga tillståndsplikter. Sammantaget har det gjort att vi tidigare har haft svårt att arbeta ikapp ärendebalansen.

— Vi försöker också på olika sätt informera om vikten av att de ansökningar som kommer in till oss är kompletta. Många ansökningar är inte det och arbetet med att begära kompletteringar tar mycket tid.

Vad beror det på att IVO begär kompletteringar av uppgifter i ansökan, ibland flera gånger?  Vilken är den vanligaste kompletteringen ni frågar efter?

— På vår hemsida beskriver vi ärendegången för ett ärende.  För att effektivisera tillståndsprövningen har vi delat upp handläggningen i flera led. T ex tar en första grupp emot ansökan och kan då begära kompletteringar av formalia. I nästa steg genomförs en lämplighetsprövning av företagen och personerna bakom företagen – vilket i sin tur kan kräva kompletteringar och som sista steg utreds den planerade verksamhetens innehåll vilket också kan kräva kompletteringar i form av hur man tänkt att bedriva verksamheten eller om man behöver ett förtydligande kring t ex en ritning. Vi ser hela tiden över vårt flöde för att effektivisera så mycket som möjligt för oss och för de som söker tillstånd. En viktig del i detta är att en komplett ansökan med alla uppgifter och alla bilagor underlättar handläggningen och minskar behovet av ytterligare kompletteringar.

— Jag skulle säga att den vanligaste kompletteringen vi efterfrågar är bolagsformalia. Därefter handlar det om verksamhetens innehåll där vi ofta efterfrågar ett förtydligande – allt ifrån målgrupp till lokalernas utformning.

Vad är det ni granskar när ni bedömer om en verksamhet kan få tillstånd?

– Vi utreder om man kan driva en verksamhet på ett seriöst sätt, med god kvalitet och säkerhet. Vi utgår alltid från ett patient- och brukarperspektiv och gällande lagstiftning. Information kring varje tillståndsslag hittar man på vår hemsida ivo.se.

I vilken ordning handlägger ni ansökningar, är det turordning efter när de kommit in som gäller?

— I stort handläggs ansökningarna i turordning, men självklart går det snabbare att komma till beslut i ärenden som är kompletta redan från början, vilket i sin tur innebär att man som sökande kan få sitt beslut vid olika tidpunkter, även om man ansökt samtidigt. I vissa fall som t ex nya tillståndsslag kan man tänka sig att ett team arbetar igenom de första ansökningarna för att dels få rutin men även, i den mån det behövs, arbeta fram de ställningstaganden som behöver göras.

Berätta lite om den nya e-tjänsten. Hur är den upplagd och hur är det tänkt att den ska underlätta – både för företagen som söker tillstånd och för er på IVO som handlägger ansökningarna?

—Vi lanserade vår e-tjänst för tillståndsprövning inom LSS och SoL i september i år. Vi har lagt tid på att få ansökan att vara så smidig som möjligt, och att ha informativ text i samband med våra frågor – för att förtydliga vad det är vi efterfrågar. De företag som ansöker via e-tjänsten får dels en översikt över sina ansökningar via vår nya tjänst Mina sidor. Det är också lättare att veta vilka fält man ska fylla i (t ex beroende på bolagstyp eller om det är en ändringsansökan) samt vilka bilagor man ska bifoga. På vår hemsida finns det mer utförligt förklarat vad e-tjänsten innebär.

—För vår del gör e-tjänsten hanteringen av ansökningar lättare, med en komplett ansökan från början. På sikt räknar vi med att införandet av e-tjänsten kommer korta våra handläggningstider.

Kan du ge några tips att tänka på till de företag som ansöker om tillstånd, både rent konkreta saker att tänka på, men även vart de kan vända sig om de har frågor?

—Använd gärna vår e-tjänst, där får man lite extra stöd och information kring respektive punkt i tillståndsansökan. Det är också viktigt att man tar del av den information som finns på vår webbplats om respektive tillståndsslag och t ex läser igenom våra anvisningar. Man kan också kontakta vår upplysningstjänst för tillståndsprövning, som man enklast når via 010-788 50 00.

Läs mer om tillståndsplikten för entreprenader på Vårdföretagarnas hemsida.